Gehen Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf Eine Rechnung erstellen.
Wählen Sie einen Kunden aus Ihrer CRM-Datenbank aus. Seine Kontaktdaten (Name, E-Mail, Adresse, USt-IdNr.) werden automatisch in die Rechnung übernommen.
Vervollständigen Sie die Rechnungsdetails:
Titel (z. B. "Hochzeits-Fotosession Dupont")
Rechnungspositionen: Beschreibung, optionales Detail, Menge und Stückpreis. Sie können beliebig viele Positionen hinzufügen und neu anordnen. Negative Beträge sind zulässig, um Rabatte anzuwenden.
Fälligkeitsdatum: standardmäßig 30 Tage, änderbar
Notizen: Freitext, für den Kunden am unteren Rand der Rechnung sichtbar
Wenn Sie Positionsvorlagen (wiederkehrende Leistungen) gespeichert haben, können Sie sie mit einem Klick einfügen
Die Rechnung wird mit dem Status Entwurf erstellt. In diesem Stadium wird keine Nummer vergeben: sie wird automatisch beim Versand generiert, im Format FAC-2026-0001, mit einer lückenlosen fortlaufenden Nummerierung (gesetzeskonform).
Sie können eine Rechnung auch direkt aus der Karteikarte eines Kunden im CRM erstellen, über den Reiter Rechnungen. Die Informationen des Kunden werden automatisch vorausgefüllt.
Wenn ein Angebot von Ihrem Kunden unterschrieben wurde, können Sie es direkt in eine Rechnung umwandeln. Die Positionen des Angebots (Beschreibungen, Mengen, Preise) werden automatisch in die neue Rechnung übernommen, ebenso die Informationen des Kunden. Das Angebot behält die Verknüpfung zur erstellten Rechnung.
Klicken Sie im Detail einer Entwurfsrechnung auf Senden. Zwei Optionen:
Per E-Mail: eine E-Mail wird an den Kunden gesendet mit der Rechnungsübersicht und einem Link, um sie online einzusehen und das PDF herunterzuladen. Sie können die begleitende Nachricht personalisieren und sich in Kopie setzen (CC). Die endgültige Rechnungsnummer wird in diesem Moment vergeben.
Als gesendet markieren: wenn Sie die Rechnung über einen anderen Kanal übermittelt haben (persönlich, per Post usw.), vergibt diese Option die Nummer und ändert den Status auf "Gesendet", ohne eine E-Mail zu senden.
Sie können eine bereits gesendete Rechnung auch erneut senden, zum Beispiel um einen Kunden bei einem Zahlungsverzug zu erinnern.
Jede Rechnung folgt einem Lebenszyklus, den Sie auf der Detailseite dank einer visuellen Zeitleiste verfolgen können:
Status | Detail |
Entwurf | Rechnung in Bearbeitung, änderbar und löschbar |
Gesendet | Die Rechnung wurde an den Kunden übermittelt |
Eingesehen | Der Kunde hat den Rechnungslink geöffnet (automatisch erkannt) |
Teilweise bezahlt | Eine oder mehrere Zahlungen erfasst, aber die Gesamtsumme ist noch nicht erreicht |
Bezahlt | Die Rechnung ist vollständig beglichen |
Überfällig | Das Fälligkeitsdatum ist ohne vollständige Zahlung überschritten |
Storniert | Die Rechnung wurde storniert (die Nummer wird beibehalten, die Rechnung ist nicht mehr änderbar) |
Wenn Ihr Kunde den Link zu seiner Rechnung öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Benachrichtigung und der Status wechselt automatisch von "Gesendet" zu "Eingesehen".
Wenn eine Rechnung überfällig ist, erscheint ein Banner auf der Detailseite, das die Anzahl der Verzugstage und den fälligen Betrag anzeigt. Eine Schaltfläche Eine Erinnerung senden ermöglicht es Ihnen, dem Kunden direkt aus diesem Banner erneut eine E-Mail zu senden.
Die Listenseite der Rechnungen ermöglicht es, nach Status zu filtern (Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Überfällig) und nach Titel, Name oder E-Mail des Kunden zu suchen. Für jede gesendete Rechnung werden drei Indikatoren angezeigt: die Gesamtsumme, der bezahlte Betrag und der offene Restbetrag.
Ihre Kunden haben zwei Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu bezahlen:
1. Online-Zahlung (Stripe)
Wenn Ihr Stripe-Connect-Konto konfiguriert ist, kann Ihr Kunde direkt über den Link zu seiner Rechnung bezahlen, indem er auf Online bezahlen klickt. Die Zahlung wird von Stripe Checkout verarbeitet und automatisch auf der Rechnung erfasst. Der Status wechselt zu "Bezahlt" (oder "Teilweise bezahlt", wenn der verbleibende offene Restbetrag größer als null ist).
2. Andere Zahlungsmethode (Überweisung, Karte, Bargeld, Scheck)
Klicken Sie im Rechnungsdetail auf Eine Zahlung erfassen. Diese Schaltfläche ist bei jeder Rechnung verfügbar, die weder Entwurf, noch bezahlt, noch storniert ist. Geben Sie ein:
Den Betrag (eine Schaltfläche ermöglicht es, den verbleibenden offenen Restbetrag vorauszufüllen)
Die Zahlungsmethode: Überweisung, Karte, Bargeld oder Scheck
Eine optionale Referenz (z. B. Überweisungsnummer)
Sie können mehrere Zahlungen auf derselben Rechnung erfassen (Ratenzahlung). Der Status aktualisiert sich automatisch entsprechend dem insgesamt erhaltenen Betrag.
Wenn Sie eine bereits gesendete Rechnung teilweise oder vollständig stornieren müssen, können Sie eine Gutschrift ausstellen. Die Gutschrift ist mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und enthält:
Einen Grund für die Stornierung
Die betroffenen Positionen (Beschreibung, Menge, Betrag)
Die automatische Berechnung der Zwischensumme, der MwSt. und der Gesamtsumme
Die Kontaktdaten des Kunden und des Fotografen
Die Gutschrift verfügt über ihre eigene fortlaufende Nummerierung, ihren eigenen Freigabelink und kann per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Das PDF der Rechnung wird automatisch generiert und enthält alle erforderlichen gesetzlichen Angaben: Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Handelsregisternummer, USt-IdNr.), die des Kunden, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Detail der Leistungen, die Beträge netto / MwSt. / brutto und die Zahlungsbedingungen.
Sie können das PDF jederzeit aus dem Rechnungsdetail herunterladen.
Pelli integriert ein System der NF525-konformen Nachverfolgbarkeit: jede Aktion an einer Rechnung (Erstellung, Änderung, Versand, Zahlung, Stornierung) wird in einem unveränderlichen Audit-Protokoll mit kryptografischer Verkettung (SHA-256) erfasst. Dieser Mechanismus gewährleistet die Integrität Ihrer Buchhaltungsdaten.
Ergänzend zu den Rechnungen ermöglicht Ihnen die Seite Zahlungslinks einen schnellen Zahlungslink zu generieren, ohne eine Rechnung zu erstellen. Das ist nützlich, um eine Anzahlung oder eine einmalige Ergänzung zu kassieren. Der Link hat das Format https://ihrname.pelli.io/pay und kann einen vorausgefüllten Betrag (fest oder frei), einen Titel und die Kontaktdaten des Kunden enthalten.
